Validar que la información documentada esté controlada, disponible, adecuadamente protegida, distribuida, almacenada, retenida y bajo control de cambios implica establecer procesos sólidos de control de documentación y monitorear continuamente su efectividad. Este es un enfoque estructurado para garantizar que se cumplan estos requisitos:

1. Política de Control Documental

A. Establecer una política de control de documentos

Acciones:

·        Desarrollar una política integral de control de documentos que describa los procedimientos para administrar la información documentada.

·        Incluya directrices para la creación, aprobación, distribución, almacenamiento, retención y eliminación.

Herramientas:

·        Documento de política de control documental.

2. Disponibilidad y accesibilidad de los documentos

A. Garantizar la disponibilidad de los documentos

Acciones:

·        Implemente un sistema centralizado de gestión de documentos (DMS) que garantice que toda la información documentada sea fácilmente accesible para el personal autorizado.

Herramientas:

·        Sistema de gestión documental.

·        Mecanismos de control de acceso.

B. Controles de accesibilidad

Acciones:

·        Defina niveles de acceso y permisos para diferentes tipos de documentos.

·        Revise y actualice periódicamente los permisos de acceso.

Herramientas:

·        Listas de control de acceso.

·        Control de acceso basado en roles (RBAC).

3. Protección de documentos

A. Implementar medidas de seguridad

Acciones:

·        Utilice el cifrado, la protección con contraseña y otras medidas de seguridad para proteger los documentos confidenciales.

·        Realice copias de seguridad periódicas de toda la información documentada para evitar la pérdida de datos.

Herramientas:

·        Herramientas de encriptación.

·        Sistemas de copia de seguridad y recuperación.

B. Controles físicos y ambientales

Acciones:

·        Asegúrese de que los documentos físicos se almacenen en ubicaciones seguras con acceso restringido.

·        Implemente controles ambientales para proteger los documentos de daños.

Herramientas:

·        Instalaciones de almacenamiento seguras.

·        Sistemas de monitoreo ambiental.

4. Distribución y comunicación de documentos

A. Distribución controlada

Acciones:

·        Establecer procedimientos para la distribución controlada de documentos para asegurar que solo el personal autorizado los reciba.

·        Seguimiento de la distribución y recepción de documentos.

Herramientas:

·        Registros de distribución.

·        Formularios de acuse de recibo.

B. Comunicación de cambios

Acciones:

Comunique los cambios en la información documentada con prontitud a todas las partes interesadas relevantes.

Herramientas:

·        Notificaciones por correo electrónico.

·        Cambiar los registros de comunicación.

5. Almacenamiento y retención de documentos

A. Definir políticas de retención

Acciones:

·        Desarrolle e implemente políticas de retención que especifiquen cuánto tiempo se deben conservar los documentos y cuándo se deben eliminar.

Herramientas:

·        Cronograma de retención de documentos.

·        Procedimientos de eliminación.

B. Soluciones de almacenamiento seguro

Acciones:

·        Utilice soluciones seguras de almacenamiento digital para documentos electrónicos.

·        Asegúrese de que los documentos físicos se almacenen en armarios cerrados con llave o en habitaciones seguras.

Herramientas:

·        Almacenamiento digital seguro.

·        Armarios de almacenamiento con cerradura.

6. Control de cambios

A. Implementar procedimientos de control de cambios

Acciones:

·        Establecer un proceso de control de cambios que incluya la revisión y aprobación de los cambios en la información documentada.

·        Mantenga un registro de cambios para registrar todos los cambios.

Herramientas:

·        Documento de procedimiento de control de cambios.

·        Registro de cambios.

B. Control de versiones

Acciones:

·        Utilice el control de versiones para realizar un seguimiento de los cambios y asegurarse de que solo se utiliza la última versión aprobada de un documento.

Herramientas:

·        Sistema de control de versiones.

·        Historial de revisión de documentos.

7. Gestión de documentos externos

A. Controlar documentos externos

Acciones:

·        Identificar y controlar los documentos de origen externo requeridos para el SGSI.

·        Asegúrese de que estos documentos se revisen, aprueben e incluyan en el sistema de gestión de documentos.

Herramientas:

·        Procedimiento de control documental externo.

·        Registro de documentos externos.

8. Seguimiento y mejora continua

A. Auditorías periódicas

Acciones:

·        Realizar auditorías internas periódicas para garantizar el cumplimiento de las políticas y procedimientos de control de documentos.

Herramientas:

·        Listas de verificación de auditoría interna.

·        Informes de auditoría.

B. Retroalimentación y mejora

Acciones:

·        Recopile comentarios de los usuarios sobre los procesos de control de documentos y realice mejoras según sea necesario.

·        Revisar los hallazgos de la auditoría e implementar acciones correctivas.

Herramientas:

·        Formularios de comentarios.

·        Planes de acción correctiva.

Ejemplo de flujo de proceso para la validación de control de documentos

Creación e identificación:

·        Los documentos se crean utilizando plantillas predefinidas.

·        Se asigna un identificador único.

Revisión y aprobación:

·        Los documentos se someten a revisión y aprobación de acuerdo con los procedimientos establecidos.

·        Se mantienen los registros de aprobación.

Control de versiones:

·        El documento se controla por versiones para garantizar que se utilice la versión más reciente.

Distribución:

·        Los documentos se distribuyen al personal autorizado.

·        Se realiza un seguimiento de la distribución y se confirman los recibos.

Almacenamiento y retención:

·        Los documentos se almacenan de forma segura en formato digital y/o físico.

·        Se aplican directivas de retención y los documentos se eliminan adecuadamente.

Control de cambios:

·        Cualquier cambio en el documento se revisa y aprueba.

·        Se mantiene el registro de cambios.

Documentos Externos:

·        Los documentos externos se identifican, revisan y controlan.

Monitorización:

·        Se llevan a cabo auditorías y revisiones periódicas.

·        Se recopilan comentarios y se realizan mejoras continuas.

Siguiendo estos pasos y utilizando las herramientas mencionadas, una organización puede validar que su información documentada para la norma ISO 27001:2022 está controlada, disponible, adecuadamente protegida, distribuida, almacenada, retenida y bajo control de cambios.

¡ESTAMOS AQUÍ PARA AYUDAR!

¡CLIC AQUÍ para una prueba de Dogma C3X en tu compañía totalmente gratis!

Dogma C3X es una Plataforma Inteligente de Consultoría de Negocios inspirada en el modelo de industria de las 3Cs, que ofrece una mirada estratégica a los pilares que toda empresa necesita para el éxito: Clientes – Compañía – Competidores. "Inteligente" porque mediante el uso de inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático (ML) puede recopilar, procesar y analizar el creciente tsunami de datos (estructurados y no estructurados) relacionados con las 3Cs, los cuales son increíblemente valiosos. Solo fortaleciendo, posicionando e integrando estos tres pilares (Clientes – Compañía – Competidores) podrás construir una ventaja competitiva sostenible.